Struktur skapar lugn och självförtroende. Del 8.

13/12 2015. Var sak på sin plats, en plats för var sak. Det låter präktigt men det är sant. Om man vill spara tid, bli tryggare och känna sig säkrare mitt i livets vansinniga fors. Ska livspusslet fungera så är ett välorganiserat liv nästan en förutsättning om man vill nå sina mål. ”Men min frihet och utrymme för att vara spontan då. Jag vill inte bli för inrutad” kan någon utbrista. Var lugn, det kommer alltid uppstå situationer där din förmåga till improvisation kommer ställas på prov. Och då gäller det att vara vältränad. Finns det en grundstruktur och en organisation att luta sig mot så är det också lättare att veta när det fungerar att vara spontan. Den målinriktade och fokuserade ser sin disciplin och organisationsförmåga som verktyg för att kunna göra ett ännu bättre jobb. Hen ser möjligheten att med full frihet att ladda insatsen med patos och passion. Tänk på Bruce Springsteen som en gång sa: ”När vi repeterat våra låtar så mycket att vi kan dem i sömnen det är då det händer. Det där magiska och oförklarliga. När det lyfter. Det där som är musikens universella mirakel”. Träning, disciplin, struktur och organisation skapar självförtroende. Den här gången handlar det uteslutande om vikten av att strukturera och organisera effektivt.

  

 

Den här bloggserien handlar om hur du kan träna mod och självförtroende för att bygga ett starkt, stolt och attraktivt varumärke. Mod och självförtroende är avgörande egenskaper som det går att utveckla. Då behövs det passion, uthållighet och träning. Mycket träning. Vi har alla potentialen men tränar, tyvärr, alldeles för lite, för sällan och för dåligt. Det kan du ändra på om du vill leva din dröm. För kom ihåg, du har precis all den potential som behövs. Nu. Här. I dig.

30. Träna på att organisera

Ordning och reda pengar på fredag. Ett uttryck som mamma och pappa ofta sa men som jag då avskydde. Ett uttryck som bara blivit allt sannare i takt med det vattenfall av information, kunskap och intryck som forsar över oss. Att sortera och prioritera rätt är ingen lek men det är nödvändigt att organisera sitt liv, sin kunskap och det som behöver dokumenteras. Var sak på sin plats heter det ju men det är inte så lätt att hinna med om man känner sig som en hockeymålvakt som håller på att bli sönderskjuten av skott utifrån. Samtidigt som man står på en flotte som kränger fram på en vilt brusande fors. Men hur gör man? Den kloke lyssnar på råd och följer dem. Här är några duktiga organisatörers tips.

Struktören David Stiernholm

En av Sveriges främsta experter inom området organisation, ordning och reda är struktören David Stiernholm. Han var en av de bästa lärarna när jag gick kursen för entreprenörer som vill växa, Academy of Excellence. David har precis kommit med en ny bok med en passande titel ”Målmedveten – prioritera rätt och säg nej med gott samvete”. En rubrik som sätter fingret på vad organisation ska leda till. Man ska få hjälp med att nå sina mål och må bra på resan. David bjuder på massor av tips kostnadsfritt via sin blogg, sitt nyhetsbrev och sin podd. Där lär han ut och inspirerar till hur fler kan göra mer på kortare tid. Ett av hans många tips handlar om hur man kan bli mer specifik när man sätter sina mål. Så här uttrycker sig David i sin tipsspalt i sitt nyhetsbrev:

 

 

Så vet du om ditt mål är specifikt nog

För att kunna prioritera annat än efter hur bråttom en uppgift är, behöver vi mål. 
Då kan vi nämligen också avgöra hur viktig den är. Men, för att ha nytta av våra mål 
när vi ska prioritera ska de uppfylla vissa kriterier. Kanske har du hört någon 
(eller mig) säga att mål ska vara SMART:a - det vill säga att de ska vara Specifika, 
Mätbara, Attraktiva (eller Accepterade), Realistiska och Tidssatta.

Det är ett begrepp som är väldigt välanvänt och det är gott så, för visst är det praktiskt med 
några rättesnören när vi ska sätta mål. Men, frågan är hur mycket nytta vi har av knepet om vi inte gräver djupare i vad dessa egenskapsord egentligen betyder? I mitt tycke är nämligen ordet “specifikt” paradoxalt nog synnerligen otydligt i sig.

 

 

Hur då ”specifikt”?
Under skrivandet av min senaste bok “Målmedveten”, som bara handlar om att prioritera, 
letade jag bland vad som redan skrivits om målsättning efter en tydligare förklaring av vad 
som egentligen menas med “specifikt”. Någon skriver att det betyder att målet ska vara 
“konkret” och någon annan att det ska vara “tydligt”. För mig är det dock mer synonymer 
är förklaringar till ordet, så inte var det så mycket hjälp.

Antalet antagna att-göra-uppgifter avgör
Någon tar ett steg i rätt riktning genom att säga att “det ska vara otvetydigt vad vi menar” 
när vi formulerar målet, men det var när jag läste professorn i psykologi vid UCLA i 
Davis Robert Emmons ord som jag fann en definition vi faktiskt har nytta av också praktiskt. 
Han menar att ospecifika mål är otydliga i vad vi kan göra för att nå dem; det vill säga, 
vi har svårare att komma på vilka uppgifter vi har att göra som bidrar till målen. 
Specifika mål är däremot tydligare i vad vi kan göra för att nå dem.

Ju fler uppgifter vi kan komma på som bidrar till ett mål, desto mer specifikt är det alltså 
- för oss (för nog har vi säkert olika lätt för att komma på uppgifter för ett visst mål, men 
eftersom målet är vårt och till för oss, må det väl vara hänt?).

Gör så här
Vill du kontrollera om de mål du satt är specifika nog, gör därför så här:

1. Ta fram dina mål eller skriv ner dem så att du har dem framför dig.

2. För vart och ett av målen, ta några minuter och skriv så många att göra-uppgifter du 
kan komma på som skulle bidra till att du når målet. Om du efter en stund inte kommer på fler, gå vidare till nästa mål.

3. Hur gick det?

- Om det var lätt att komma på uppgifter som bidrar är målet troligen specifikt nog för dig, 
för när du prioriterar är utmaningen att avgöra vilka uppgifter som bidrar till målet och som 
därmed är viktiga. Oavsett hur brådskande de är.

- Om det var svårt att komma på uppgifter som bidrar skulle du ha nytta av att formulera 
målet än mer specifikt, för annars kommer det att vara svårare för dig att avgöra vad av 
allt det du har att göra som är viktigt - i relation till målen.

Inte bara efter brådska
Om du ser till att dina mål är specifika nog genom den här enkla kontrollövningen, kommer du att ha avsevärt mer nytta av dem när du ska prioritera i den intensiva vardagen. Du kommer att ha lättare att avgöra vad av allt det du har på din lista (och det som just nu kommer in via mail och genom dörröppningen) som är viktigt. Istället för att bara prioritera efter brådska, kommer du att kunna säga “nej” och “ja” med gott samvete, så att du får mer tid till det som är viktigt.

Läs mer om och av David och beställ hans nyhetsbrev.  

 

 

 

Organisatören och Kaoskonsulten Brita Hahne 

En annan duktig ordning-och-reda-specialist är Brita Hahne, Organisatör och Kaoskonsult på Smpl – Organiserad enkelhet. Hon delar med sig av sina fem bästa tips för att hålla ordning. 

1. Ta bort en sak eller två för varje ny sak du köper eller lägger till
2. Ge alla saker och dokument ett hem/en plats
3. Märk mappar, pärmar, lådor, hyllor och burkar med innehållet
4. Lägg tillbaks saker och dokument på sin plats
5. Ta 10 minuter i slutet av varje dag för att organisera dina tankar och ditt skrivbord/hem. Då ger du morgondagen en bättre start

Även Brita har en bra blogg och nyhetsbrev. Gå in på hennes hemsida och anmäl dig. 
Men allt handlar ju inte om att ha ordning och reda på papper och filer. Hur organiserar men ett projekt med människor så att det blir så framgångsrikt som möjligt?

 

Projektorganisatör och konsult Elaine Breske Hirscher

Elaine Breske Hirscher har jobbat som regionchef projekt- och byggledning på bl.a. ett av Sveriges största teknikkonsultföretag. Hon ger följande tips: Lyckade projekt består inte av hjältar. Det handlar till stor del om något så ”tråkigt” som rätt projektorganisation, ett metodiskt arbetssätt, en skarp verktygslåda och ordning och reda!

1. Bygg en riktigt vass projektorganisation
2. Projektorganisationen måste arbeta aktivt med kommunikation och feedback
3. Projektorganisationen har tydligt ställda mål gällande tid, kvalitet och ekonomi
4. Projektorganisationen har en väl fungerande struktur för planering, genomförande och uppföljning
5. Se till att organisationen tillsammans har en stor portion sunt bondförnuft!

Läs mer på Elaines hemsida http://elaineatcquence.com/

 

Elaines tips finns bland annat på den tidsanpassade hemsidan ”5 snabba tips” där olika experter från en mängd olika områden ger fem korta tankeväckare om något speciellt ämne. Om du vill ha lite snabb inspiration om någonting är det klart värt ett besök. Huvudrubrikerna är Jobb & karriär, Personlig utveckling, Sociala medier, Marknadsföring, Kommunikation, Hälsa och Övrigt. Ett rikt smörgåsbord att plocka ur när du behöver nya infallsvinklar eller ny energi men inte hinner läsa den där boken eller den där artikeln. http://www.femsnabbatips.se/

 

Lyssna, testa, utvärdera, börja om. Växandets goda spiral. Ordning och reda, pengar på fredag. Nästa gång tittar jag närmare på vikten av ärlighet och kunskap för att bygga självförtroende och mod.

mvh/u