Acedemy of Excellence, 6/10. Effektivitet & struktur.

7/5 2013. Struktur. Hur länge hatade jag inte ordet? Det var i många år som en motsats till frihet, arbetsglädje och kreativitet. Sedan kanske 15 år så ser jag det som helt avgörande för om jag ska kunna uppnå frihet, arbetslädje och kreativitet. Struktur och diciplin gör mig fri och stark. Detta bevisades med råge av den passionerat engagerade struktören David Stiernholm. Han höll i det sjätte avsnittet av Acedemy of Excellence-kursen, "Effektivitet & struktur". En riktig ögonöppnare för en ekorre och samlare som undertecknad.

Hur hittar man rätt i röran?

"En expert är en person som gjort alla misstag men kan göra inom ett smalt område. Det var den danske nobelpristagaren och fysikern Nils Bohrs definition. David Stiernholm är struktör och sedan nio år expert på strukturer och effektivitet. Detta föreläser och utbildar han i och delar dessutom frikostigt med sig av sin kunskap på sin blogg och hemsida www.strukturtips.se

Varför är struktur viktigt?

Helt enkelt för att få koll på läget och mer tid över. Och för att inte förlora pengar. Paul Fölster, projektledare på Academy of Excellence, refererar ofta till en undersökning som menar att många lägger ner en timme om dagen på att leta och hitta saker. Om man beräknar en timlön på 1000:- i timmen så blir det på ett år motsvarande 240.000:- som man kunde ha debiterat kund!

Livet går bara fortare och fortare, struktur ger mer kontroll

Organisera, fokusera och automatisera.

Det är de tre huvudområden man måste ha koll på för att kunna bygga en hållbar struktur enligt David. Ha alltid en vision och tydliga mål men komplettera dessa med noggrann planering nedbrutet på vecko- och dagnivå. Här ligger mycket av nyckeln, för att kunna sortera i det inflöde och brusav information som ständigt ökar krävs det struktur som håller dig på banan.

1. Organisera inflödet, ha en att-göra-lista

Se till att lagra och sortera inflödet rätt. Klockslagsberoende information ska in i kalendern. Vad passar dig? Vill du ha informationen lagrad digitalt, i mobilen, synkbar med andra, i mailen, outlook? Hitta ett system som passar för dig. Det finns gott om program och appar som kan hjälpa dig. Det David förordae starkt var att man alltid bara ska ha en att-göra-lista. Där lägger man in allt, stort som smått men ser sedan till att välja korta och långa uppgifter och ha varje-dag-listor.

2. Ha en översikt över de stora uppgifterna.

De stora och viktiga långsiktiga målen får inte drunkna och försvinna i den dagliga verksamheten. Ta för vana att minst en gång i veckan se över de markerade stora och viktiga uppgifterna som tar dig mot dina visioner och dina mål. Ett praktiskt råd var att dessutom varje vecka lägga till att-göra-i-nästa-steg-åtgärd på varje långsiktigt mål och för upp den åtgärden på sin varje-dag-lista.

3. Tar det mindre än 2 minuter? Gör det direkt.

Små saker som blir liggande tar kraft och energi. Svara snabbt på ett mail om det tar mindre än två minuter. Gäller det ett möte eller något som ska göras vid ett speciellt tillfälle ska det in i kalendern. Annars till att-göra-listan på bruttonivå.

4. Lagra bra-att-ha-material på färre ställen.

Mycket tid går åt till att leta upp olika material och papper för att man har det utspritt på för många ställen. Förennkla och renodla och sträva efter att ha materialet på så få ställen som möjligt. Det gäller både digitalt och i fysisk form. Digitalisera så mycket du kan och lagra det på säkra ställen och i molnet. David rekommenderar den egna datorn, hängmappar för fysiskt material och Dropbox för allt digitalt. Då blir det lättare att få undan det nya och hitta gammalt. Alla sinnesintryck drar energi som hjärnan processar. Det du inte ser stör inte ditt fokus mot de viktiga uppgifterna. Därför, rensa och sortera alltid din inbox i mailen. Den ska vara tom och mailen sorterade i lämpliga kategorier och mappar.

5. Fokusera och renodla dina uppgifter.

Vad är viktigt, vad behöver renodlas? Genom att ha en ständig koll och känsla för sina mål och genom att göra dom både synliga och tydliga så blir det lättare att sortera. Ta dig tiden, det behöver bara vara några sekunder, och tänk till på hur uppgiften bör sorteras för att du ska nå dina mål. Om det säkert inte hjälper dig, delegera eller outsourca. Om det förmodligen hjälper dig, lägg uppgiften i en egen kategori. Om det definitivt hjälper dig att nå målen, prioritera och fokusera.

6. Automatisera så mycket du kan.

Det tar alltid energi att starta ett nytt projekt. Det finns många uppgifter som återkommer som man kan förenkla processen genom att skapa mallar och strukturer som man enkelt kan återanvända med små justeringar. Gör Checklistor, Lathundar, Manualer för allt som är komplicerat och kan mallas. Gör en textbank för texter som du vet återkommer, det kan vara
presentationer, tjänstebeskrivningar, produktblad och liknande. Offerter är perfekt att bygga ett antal grundmallar för. Vanligt återkommande frågor om din verksamhet? Skriv ner listor på de mest återkommande både ur internt och externt perspektiv.

7. Sätt SMART-mål.

Det betyder att man sätter mål som är Specifika, Mätbara, Attraktiva, Realistiska och Tidssatta. Det är lätt att säga men ofta svårt att göra. Många mål har en tendens att bli för övergripande. Davids rekommendation var att man hellre skulle bli mer konkret och tydlig, då blir det lättare att genomföra målen. T.ex. "Vi ska ha klarat deadline i 96% av leveranserna under året" eller "Höjd medarbetarnöjdhet med minst 7% på ekonomiavdelningen vid tredje kvartalets mätning" eller jättekonkret "Tre projektmöten i rad som hållits inom utsatt mötestid.

Och avslutningsvis, som alla betonar, struktur är inget som man bygger över en natt. Öva, träna, slipa, pröva. Hitta din metod. Men kom ihåg, det finns massor att vinna, både i tid och pengar. Energifylld och inspirerad gick jag hemåt med beslutsamma steg. Imorgon, då ska det hända....

Och återigen, gå in på Davids hemsida och botanisera bland råd, tips och trix. Beställer du hans nyhetsbrev så får du hjälp löpande. Det får jag.

Mvh/u (Som jobbar hårt med att bli av med min samlardrift)